Voorbeeld-omgeving · zo zou Slotr eruit zien op vanmelick.slotr.nl

Events Catering Hotels Leisure

Voor Van Melick Groep

Vrijwilligers organiseren over zes locaties, zonder mail-chaos.

Verenigingen, stichtingen en clubs schrijven hun mensen in voor de juiste shift én rol: bar, bediening, garderobe of ontvangst. Inclusief kledingmaat, ervaring en dieetwens. Eén link per event: Slotr regelt de rest.

Begin gratis met Slotr Vraag een demo aan

Geen creditcard nodig · 30 sec opgezet · werkt op alle apparaten

Eén van zes locaties

Kasteel de Hoogenweerth

Voorbeeld voor jullie

Eén platform · zes locaties

Alle events van Van Melick op één plek.

Verenigingen kiezen zelf bij welke locatie ze willen helpen. Per locatie een eigen rolverdeling, briefing en eindafrekening.

Kerkrade

Abdij Rolduc

Historische ontvangst & symposia

Maastricht

Kasteel de Hoogenweerth

Bruiloften & private dining

Valkenburg

La Caverne

Unieke feestlocatie

Kerkrade

Parkstad Limburg Stadion

Grote events & hospitality

Kerkrade

Rodahal

Concerten, beurzen, sportevents

Wassenberg · Duitsland

Amici Beach Club

Beachparty's & summer events

Voorbeeld: zoals jullie het zouden gebruiken

Twee events, twee verschillende behoeftes.

Het ene event splits je in shifts; het andere geeft elke rol een eigen tijdvenster. Slotr regelt beide en past de bevestiging, agenda-uitnodiging en herinnering automatisch aan.

Kasteel de Hoogenweerth · Maastricht

Voorjaarsfeest Limburgse Ondernemers

zaterdag 18 april · 11:00 – 23:00

Brunch-receptie in de ochtend, walking dinner en feest in de avond. Twee verenigingen verdelen samen de shifts: leden kiezen of ze één of beide shifts willen draaien. Een uur overlap voor handover en piekmoment.

Gekoppelde verenigingen: C.V. De Sjtaater & Harmonie St. Caecilia

Ochtendshift

10:00 – 16:0011 / 14

Welkomst gasten, brunch-buffet en koffietafel. Rustigere shift, ideaal voor wie 's avonds niet kan.

Bar

3/4

Plek

Kledingmaat (Polo)Ervaring achter de bar (ja / nee)Dieetwens personeelsmaaltijd

Bediening

5/6

Plek

Kledingmaat (Polo)Eerder bediend? (ja / nee)Dieetwens

Garderobe

2/2

Vol

Kledingmaat (Vest)

Ontvangst

1/2

Plek

Kledingmaat (Blazer)Talen (NL / DE / EN / FR)

Avondshift

15:00 – 23:3016 / 23

Walking dinner, speech en feest. Drukke shift met bar en bediening als zwaartepunt, startend met een uur overlap voor de handover.

Bar

5/8

Plek

Kledingmaat (Polo)Ervaring achter de bar (ja / nee)Dieetwens personeelsmaaltijd

Bediening

8/10

Plek

Kledingmaat (Polo)Eerder bediend? (ja / nee)Dieetwens

Garderobe

3/3

Vol

Kledingmaat (Vest)

Ontvangst

0/2

Open

Kledingmaat (Blazer)Talen (NL / DE / EN / FR)

Inschrijven kan per rol, per shift of voor het hele event.

Wat de vereniging eraan heeft

Mooie vrijwilligersvergoeding voor de verenigingskas
Warme maaltijd in beide shifts + drankje na sluit
Briefing-PDF + plattegrond automatisch 48u van tevoren
Persoonlijke check-in QR per shift

Rodahal · Kerkrade

Queen Must Go On: tribute concert

zaterdag 14 november · show 19:30 – 22:30

Korter event, één shift: elke rol heeft een eigen tijdvenster rondom de show. Parkeerhulp opent de deuren, garderobe vangt de avond af, bar draait door tot na de toegift.

Gekoppelde vereniging: Schutterij St. Sebastianus

Inzet rondom de show

rollen met eigen tijden7 / 13

Geen ochtend/avond-splitsing: elke rol heeft een eigen begin- en eindtijd. Slotr maakt automatisch de juiste agenda-uitnodiging.

Bar

19:00 – 23:00

4/6

Plek

Kledingmaat (Polo)Ervaring achter de bar (ja / nee)Dieetwens

Garderobe

18:30 – 23:00

2/3

Plek

Kledingmaat (Vest)

Parkeerhulp

18:00 – 20:00

1/4

Plek

Reflecterende jas (M / L / XL)Eigen koplamp / zaklamp?

Inschrijven kan per rol, per shift of voor het hele event.

Wat de vereniging eraan heeft

Vrijwilligersvergoeding voor de verenigingskas
Gratis 2 concertkaarten voor degenen die meedraaien
Eigen check-in QR per persoon

Hoe het werkt

Drie stappen: van planning tot bevestigingsmail.

Maak een event aan

Kies een locatie, datum, en welke rollen je nodig hebt. Per rol: aantal personen, vereisten (VOG, IVA, rijbewijs) en welke info je wilt uitvragen.

Deel met de vereniging

Eén link gaat naar je vaste contactpersoon. Leden tekenen zelf in voor een rol, geen mailwisseling, geen Excel.

Slotr regelt de rest

Bevestigingen, kledingmaat-lijst voor de drukker, briefing-PDF, parkeerkaart, check-in QR en eindafrekening: alles automatisch.

Slimme functies: specifiek voor Van Melick

Alles wat jullie nu in losse Excels bijhouden: geautomatiseerd.

Kledingmaat per persoon

Verzamel automatisch maten voor polo's, vesten of blazers, exportable als kant-en-klare lijst voor de drukker of de huurder.

Meerdere shifts per event

Splits een lange dag in ochtend, middag of avond. Per shift een eigen rolverdeling, eigen bezetting en eigen tijd-tot-aanmelden.

Ervaring uitvragen, niet stempelen

Vraag eenvoudig 'eerder bargewerkt? ja/nee' of 'eerder bediend?'. Geen certificaten-bureaucratie, gewoon weten waar iemand staat.

Allergieën & dieet

Krijgt elke vrijwilliger een maaltijd? Slotr verzamelt allergieën en stuurt automatisch een lijst naar de keuken.

Vergoedingspunten per vereniging

Bereken automatisch hoeveel een vereniging verdient op basis van rol-tarief × uren. Maandelijkse export voor de afdeling Finance.

WhatsApp-groep automatisch

Per event een groepslink die direct in de bevestigingsmail mee gaat. Coördinator kan briefing en last-minute wijzigingen delen.

Briefing-PDF + parkeerkaart

Upload één keer per event. Slotr stuurt 48u van tevoren personaliseerde bijlagen naar elke ingeschreven vrijwilliger.

Check-in QR per persoon

Elke vrijwilliger krijgt een unieke QR. Bij aankomst scant je coördinator: je weet direct wie er is en wie nog niet.

Betrouwbaarheid per vereniging

Slotr houdt no-shows bij. Zie in één dashboard welke verenigingen altijd compleet komen en welke vaker afzeggen.

Automatische herinneringen

24 uur en 2 uur van tevoren een persoonlijke push of mail. Reduceert no-shows met ~40% (intern gemeten bij andere clients).

Wachtlijst met auto-promotie

Iemand zegt op het laatste moment af? De eerste wachtlijster krijgt direct bericht en kan binnen 30 min bevestigen.

Beschikbaarheidskalender

Verenigingen geven aan welke weekenden ze sowieso beschikbaar zijn. Slotr suggereert ze automatisch bij nieuwe events.

Voor verenigingen

Eén link delen met je leden. Klaar.

De voorzitter krijgt de uitnodiging. Hij of zij deelt 'm in de ledenapp. Wie wil helpen, kiest een rol en is klaar, mailtjes en zonder vergaderen. De vereniging ziet hoeveel vrijwilligers nog nodig zijn en hoeveel ze er deze maand al hebben geleverd.

Eén overzicht van álle Van Melick-events waar de vereniging aan deelneemt
Automatische bevestiging dat de uren tellen voor de subsidie-rapportage
Maandelijkse exportlijst van geleverde vrijwilligers + verdiende vergoeding
Per lid: hoeveel events ze hebben gedraaid (handig voor jubileumsprekje)

C.V. De Sjtaater · maart 2026

EK Carnavalsbal

Bar · 8 feb

Bruiloft Hoogenweerth

Welkomst · 15 feb

Voorjaarsbeurs Rodahal

Parkeer · 22 feb

Beachparty Amici

Bar · 5 mrt

Totaal deze maand

25 uur · vergoeding telt mee

Klaar om de mail-rondes vaarwel te zeggen?

30 minuten samen klikken, dan zie je hoe een echt event er bij Van Melick uit zou zien. Met jullie locaties, jullie rollen, jullie verenigingen.

Maak gratis account aan Vraag een persoonlijke demo

Slotr is een Nederlands product · AVG-proof · EU-hosting · gemaakt voor hospitality & events